La présente politique de confidentialité est éditée par l'Association de Gestion des Équipements Sociaux (AGES), association de droit local (Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle), active depuis le 01/01/1981, immatriculée sous le numéro de SIREN 320694821, dont le siège social est situé au 6 rue Martin Bucer, 67000 Strasbourg.

L'association, sans but lucratif, œuvre auprès des collectivités et des entreprises pour développer des services d'accueil et d'accompagnement professionnels, compétitifs et bienveillants afin de répondre aux besoins de la vie quotidienne de familles. L'AGES gère et anime des établissements d’accueil, de la petite enfance aux personnes âgées tels des crèches, multi-accueils, haltes-garderies, structures d’accueil périscolaire, foyer pour personnes âgées. Elle est au service de 1500 familles dans plus de 20 établissements d'accueil permettant de choisir le mode d'accueil le plus adapté à l'organisation familiale.

Le respect de la vie privée et la protection des données personnelles est au cœur des préoccupations de l'AGES. Le traitement de vos données personnelles est soumis au respect de la loi, soit, actuellement, la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, version consolidée au 1er juin 2019 ; et le règlement européen (UE) 2016/679 sur la protection des données personnelles, dit «RGPD», ou tout autre acte législatif ou réglementaire les modifiant.

La terminologie "site internet" couvre les sites internet suivants gérés par l'AGES :

• le domaine principal : ages.asso.fr
• le sous-domaine associé : portail-famille.ages.asso.fr (ci-après « portail famille »).

Cette politique de confidentialité couvre les traitements liés :

• à la gestion du site internet ;
• à la gestion, l'animation, aux services d'accompagnement des établissements d'accueil.

DÉFINITIONS

«Données à caractère personnel», «traitement», «responsable du traitement», «sous-traitant», ont la même signification que dans le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des données à caractère personnel, dit « RGPD »:

• données à caractère personnel (données personnelles): toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
• traitement (traiter): toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
• responsable du traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre.
• sous-traitant: la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT

L'AGES œuvre auprès des collectivités et des entreprises pour développer des services d'accueil et d'accompagnement afin de répondre aux besoins de la vie quotidienne de familles.

L'AGES est responsable du traitement de vos données concernant les activités de traitement liées :

• à l'utilisation du site internet ;
• aux activités d'accueil, d'accompagnement et d'animation dans le cadre de la petite enfance, de l'enfance et des personnes âgées ;
• à la gestion de ces services.

L'association met tout en œuvre pour se conformer à la réglementation en vigueur sur la protection des données personnelles et le respect de la vie privée.

LES CATÉGORIES DE PERSONNES CONCERNÉES ET LES DONNÉES PERSONNELLES

Les catégories de personnes concernées par nos traitements sont :

• l'utilisateur du site internet ;
• les familles accompagnées dont les parents, les enfants, la fratrie, les personnes accompagnant l'enfant, les personnes à contacter d'urgence, le locataire/résident ;
• les employés de nos partenaires (collectivités, personne morale de droit public notamment dans le cadre d'une délégation de service public) ;
• nos fournisseurs et sous-traitants ;
• nos collaborateurs.

Par données personnelles, nous entendons les données qui vous identifient directement, ainsi que celles qui le font indirectement. Dans le cadre de nos activités d'accueil et d'accompagnement (petite enfance, enfance et jeunesse, foyer des personnes âgées), nous traitons plusieurs catégories de données à caractère personnel dont :

• des données d'identification/de contact
  • • par exemple, civilité, nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, photos ;
• des données liées à votre vie personnelle
  • • par exemple, la situation familiale, composition de la fratrie, habitudes alimentaires, jugements, lien de parenté entre l'accompagnant et l'enfant ;
• des données liées à votre vie professionnelle
  • • par exemple, la situation professionnelle, la catégorie socio-professionnelle ;
• des données financières
  • • par exemple, les fiches de paie, l'avis d'imposition, les documents de revenus, les quittances de loyers, le RIB, les factures, les chèques ;
• des données de localisation telles les fiches de présence ou le planning de réservation ;
• des données de santé
  • • par exemple, la fiche sanitaire de liaison, le protocole d'accueil individualisé, le tableau de vaccination, les attestations liées au handicap, la fiche médico-sociale, les ordonnances médicales.

Les données personnelles que nous sommes amenés à collecter sur les employés de nos partenaires ou sous-traitants sont des données de :

• contact telles le nom, le prénom, le numéro de téléphone, l'adresse email, l'adresse postale ;
• fonction.

Les données personnelles collectées dans le cadre de l'utilisation du site internet www.ages.asso.fr sont les données obtenues via les cookies.

COMMENT COLLECTONS-NOUS CES DONNÉES ?

Dans le cadre de nos activités d'accueil et d'accompagnement (petite enfance, enfance et jeunesse, foyer des personnes âgées), nous collectons l'essentiel des données personnelles directement auprès de vous ou de votre famille à travers le dossier de préinscription, le dossier d'admission, les contrats d'accueil ou de résidence, des pièces complémentaires. Il arrive toutefois que nous collections et traitions certaines données de façon indirecte telles des listings, fiche de présence ou badgeage, photos ; entre autres dans le cadre de la facturation ou de la gestion des absences.

Vous nous fournissez ces données personnelles :

• tout au long du cycle de vie de nos activités d'accueil et d'accompagnement (petite enfance, enfance et jeunesse, foyer des personnes âgées) de la constitution du dossier initial, à l'accueil de la personne concernée, jusqu'à l'arrêt de l'utilisation de nos services ou de notre relation contractuelle ;
• lorsque vous naviguez sur notre site internet ;
• lorsque vous créez, utilisez un compte sur le "portail famille" afin de consulter, compléter, envoyer ou télécharger vos données ou documents administratifs liés à nos activités d'accueil et d'accompagnement.

DANS QUELS CAS ÊTES-VOUS TENUS DE NOUS COMMUNI­QUER CES DONNÉES ?

Si vous utilisez nos services, vous acceptez la présente politique de confidentialité, ainsi que la politique de l'AGES en matière de dépôt des cookies. Vous pouvez visiter notre site internet sans nous communiquer votre identité. Nous utilisons toutefois des cookies afin de disposer - entre autres - de statistiques concernant l'utilisation de notre site internet.

Dans le cadre de nos activités de gestion, d'accueil et d'accompagnement des familles (petite enfance, enfance et jeunesse, foyer de personnes âgées), vous devez nous communiquer ces données afin que nous puissions traiter votre dossier, donner une éventuelle suite à votre demande, délivrer nos services.

TRAITEMENTS ET UTILISATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Les traitements mis en place dans le cadre de la petite enfance, de l'enfance, de l’enfance et jeunesse - y compris sur le "portail famille" - ont pour finalités entre autres :

• de gérer les préinscriptions et inscriptions des enfants ;
• de gérer le temps de présence des enfants dans l'établissement ;
• de mettre en œuvre les orientations pédagogiques de la structure ;
• de gérer l'alimentation de l'enfant ;
• d'assurer la sécurité sanitaire de l'enfant ;
• de gérer le droit à l'image des enfants ;
• de gérer le départ des enfants après leur journée dans la structure ;
• de gérer la facturation de l'accueil auprès des familles.

Les traitements mis en place dans le cadre du foyer des personnes âgées ont pour finalités entre autres :

• de gérer les demandes d'admission et mettre en place les admissions ;
• d'aider les résidents dans leurs démarches administratives, d'apporter des conseils ;
• de gérer l'animation ;
• de gérer la location des logements et parkings ;
• de gérer la facturation.

Les traitements mis en place dans le cadre du site internet  www.ages.asso.fr ont pour finalité :

• de nous contacter par le biais de formulaires,
• de répondre à votre demande,
• d’élaborer des statistiques concernant la fréquentation du site internet.

De manière générale, vos données à caractère personnel sont traitées afin :

• de délivrer nos services d'accueil et d'accompagnement ;
• de répondre et donner suite à votre demande d’information concernant nos services ;
• de gérer notre relation commerciale ;
• de respecter les dispositions légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis telles les obligations comptables et fiscales, ou encore les règles de la Caisse Nationale des Allocations Familiales (CNAF).

COOKIES

Nous utilisons des cookies sur notre site internet. Les cookies sont des petits fichiers textes comprenant des données stockées sur votre ordinateur qui renferment des informations relatives à des visites de sites internet. Nos cookies, se déclinant selon la catégorie « cookies essentiels», sont nécessaires au bon fonctionnement du site internet.

La plupart des navigateurs sont configurés automatiquement pour accepter les cookies. Toutefois, vous pouvez configurer votre navigateur afin qu'il vous informe de chaque cookie envoyé. Pour de plus amples informations au sujet de l'utilisation des cookies, nous vous renvoyons soit vers le site www.allaboutcookies.org ou vers celui de la CNIL (www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser).

Notre site internet peut contenir des liens vers des sites de tiers dont les conditions d'utilisation ne tombent pas sous le champ de notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de lire leur politique de confidentialité et de protection des données personnelles.

DURÉE DE CONSERVATION

Nous conservons la plupart de vos données personnelles tant que vous continuez de bénéficier de nos services. Nous nous efforçons de ne pas conserver vos données personnelles au-delà du temps nécessaire au traitement pour lequel elles ont été collectées tout en prenant en compte les exigences réglementaires applicables telles les règles de la Caisse Nationale des Allocations Familiale (CNAF), ou encore les obligations comptables et fiscales.

Vos données personnelles seront conservées pendant une période maximale de :

• six (6) ans après votre départ de l'établissement dans le cadre de la petite enfance, l'enfance et jeunesse ;
• cinq (5) ans après la résiliation du contrat de résidence dans le cas du foyer de personnes âgées.

Les données personnelles que nous aurons collectées auprès de nos fournisseurs, prestataires et sous-traitants seront en principe conservées pendant toute la durée de cette relation et pendant une période de deux (2) ans après la fin de notre relation commerciale.  Pour nos partenaires dont les collectivités, la durée de conservation des données personnelles s'élève à deux (2) ans après la fin de notre relation commerciale.

Les cookies liés au site internet ont une durée de vie limitée à treize (13) mois après leur premier dépôt dans l'équipement terminal de l'utilisateur.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir que vos données personnelles soient sécurisées contre les violations de données. Nous travaillons avec les éditeurs de référence des logiciels de gestion pour la petite enfance et l'enfance. Vos données personnelles ne sont accessibles qu'aux personnes dont la mission nécessite l'accès à ces données selon les principes du «besoin d’en connaître" et de "moindre privilège".

Nous avons recours, entre autres, aux mesures suivantes :

• des mécanismes cryptographiques tels la mise en œuvre du protocole sécurisé https, utilisant un certificat SSL/TLS (Secure Sockets Layer), permettant le chiffrement des données entre votre navigateur et le serveur web ;
• un stockage sécurisé ;
• une politique de mot de passe ;
• une gestion des droits d'accès (personne autorisée) selon les principes du "besoin d’en connaître" et de "moindre privilège" ;
• une politique de sauvegarde.

Aucun mécanisme n’offre une sécurité absolue, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des données personnelles.

DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES

Nous pouvons transmettre vos données à nos sous-traitants, également soumis à notre politique de protection des données personnelles, en charge de concevoir, maintenir et sécuriser nos systèmes d'information et de télécommunications.

Nous pouvons transmettre vos données à des tiers en charge de nos obligations comptables et fiscales. Dans certains cas, la loi nous oblige à communiquer vos données personnelles à des tiers (autorités publiques ou judiciaires) et ce uniquement à leur demande expresse.

Nous pouvons agir comme délégataire et transmettre vos données à nos partenaires institutionnels (collectivités, autorité délégante) notamment dans le cadre d'un contrat de délégation de service public (DSP).

VOS DROITS

Conformément au Règlement (UE) 2016/679, dit « RGPD », vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles : droit d'information, d’accès, de rectification, à l’effacement (droit à l’oubli), à la limitation du traitement, à la portabilité des données, d'opposition, de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Pour exercer vos droits, vous pouvez faire parvenir votre demande datée et signée à notre Délégué à la Protection des Données (DPO). En application du « RGPD », de la loi Informatique et Libertés modifiée, en cas de doute raisonnable quant à l'identité de la personne, l'AGES peut demander des informations supplémentaires apparaissant nécessaires, y compris, lorsque la situation l'exige, la photocopie d'une pièce d'identité portant la signature du titulaire.

Par courrier postal à :

AGES

A l’attention du Délégué à la Protection des Données (DPO)

6 rue Martin Bucer

67000 STRASBOURG

Dès réception de votre demande complète, nous répondrons dans un délai maximum de 30 jours calendaires. Vous pouvez également effectuer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) à l'adresse suivante :

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 PARIS CEDEX 07

MODIFICATION DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons être amenés à modifier la présente politique de confidentialité et vous invitons à régulièrement consulter ce document ou notre site internet afin de prendre connaissance des éventuelles modifications apportées.

LES PRINCIPALES LOIS CONCERNEES

Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données dit RGPD) relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

La Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, version consolidée au 1er juin 2019 ; le Décret n°2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.